Un corso sui prompt può insegnare a un dipendente come ottenere una risposta più chiara. Non necessariamente gli insegna se quella risposta sia adatta a una relazione finanziaria, quali informazioni possa inserire o chi debba approvare l’azione successiva. Sono esigenze formative diverse, che dipendono dal lavoro di cui il dipendente è responsabile.
Gli orientamenti della Commissione europea sull’articolo 4 dell’AI Act UE collegano l’alfabetizzazione in materia di IA ai sistemi che un’organizzazione fornisce o utilizza, ai rischi connessi e alle conoscenze delle persone che li usano. Non prescrivono un corso universale né richiedono un certificato. La domanda pratica, quindi, non è semplicemente se i dipendenti abbiano completato la formazione. È se abbiano conoscenze sufficienti per svolgere le proprie specifiche responsabilità nell’uso dell’IA.
Chi ha bisogno di alfabetizzazione in materia di IA e cosa deve sapere
Le domande e risposte sull’alfabetizzazione in materia di IA della Commissione spiegano che l’articolo 4 riguarda i fornitori, i deployer e le persone che si occupano direttamente dei loro sistemi di IA. L’ambito si estende oltre i dipendenti alle persone che gestiscono o utilizzano i sistemi per conto dell’organizzazione, includendo potenzialmente collaboratori esterni, prestatori di servizi e clienti che rientrano nella sua sfera organizzativa.
Inizia identificando i sistemi con cui le persone interagiscono effettivamente e le attività che vi svolgono. Includi chi verifica il lavoro generato dall’IA, non solo chi inserisce i prompt. Per il personale esterno, stabilisci quali attività svolge per conto dell’organizzazione e di quali indicazioni ha bisogno.
La Commissione raccomanda di considerare la comprensione generale dell’IA, il ruolo dell’organizzazione, i rischi dei sistemi, le conoscenze già possedute dalle persone e il contesto e la finalità d’uso, comprese le persone interessate. Stabilire se l’organizzazione sia un fornitore o un deployer richiede una valutazione giuridica distinta. Quando attività di sviluppo o integrazione rendono poco chiaro questo aspetto, esamina quando l’integrazione dell’IA nell’ERP può comportare responsabilità da fornitore insieme alla valutazione delle esigenze del personale.
Questo approccio dà al programma una base comune senza imporre a tutti lo stesso percorso. Spiega quali sistemi di IA vengono utilizzati, le loro opportunità e i loro limiti, e le regole dell’organizzazione. Sviluppa poi le conoscenze necessarie per ciascuna responsabilità.
Adatta la formazione alle decisioni che le persone devono prendere
Gli orientamenti della Commissione sulla proporzionalità invitano ad adattare le misure di alfabetizzazione al ruolo dell’organizzazione e ai rischi dei sistemi. Indicano che misure aggiuntive possono essere pertinenti per chi si occupa di sistemi ad alto rischio. Un modo utile per applicare questo principio è distinguere tra uso occasionale, verifica dei risultati e supervisione operativa.
Agli utenti occasionali servono limiti applicabili al proprio lavoro
Situazione esemplificativa: un dipendente usa un assistente approvato per preparare una comunicazione interna. La formazione dovrebbe chiarire quali informazioni può inserire, come verificare che la bozza rispecchi il messaggio desiderato e quando chiedere aiuto. Proponi un’esercitazione con una bozza convincente che contenga però un impegno privo di fondamento. Il dipendente dovrebbe riconoscere che una formulazione curata non equivale all’autorizzazione ad assumere quell’impegno.
Mantieni l’esercizio vicino all’attività reale. Chi prepara comunicazioni di routine deve comprendere i limiti pertinenti e le regole sulle informazioni, ma non necessariamente sapere come configurare un flusso di lavoro basato sull’IA.
Chi verifica i risultati deve sapere quali riscontri sono adeguati
Situazione esemplificativa: un addetto dell’area finanziaria riceve informazioni estratte da un documento tramite IA. La sua responsabilità non consiste soltanto nel valutare se il risultato sembri plausibile. Insegnagli a confrontare i campi rilevanti con il documento originale, a riconoscere incertezze o informazioni mancanti e a segnalare le discrepanze irrisolte al referente competente prima che le informazioni vengano utilizzate.
La qualità del sistema va affrontata nei test di accettazione per l’estrazione di dati da documenti finanziari. La questione dell’alfabetizzazione è invece se chi verifica i risultati comprenda quei criteri di accettazione e sappia applicarli. Una regola chiara ha scarso valore pratico se la persona che controlla il risultato non sa riconoscere quando non viene rispettata.
Anche i responsabili che verificano il lavoro generato dall’IA devono capire che cosa stanno approvando. Chiedi loro di distinguere tra correggere la presentazione, verificare le informazioni sottostanti e autorizzare una decisione aziendale. Non sono controlli intercambiabili.
I team di configurazione e supervisione devono comprendere il funzionamento operativo
Situazione esemplificativa: un team supervisiona un assistente che propone modifiche ai dati aziendali. Insegna al team quali azioni restano bozze, quali richiedono approvazione, come riconoscere comportamenti inattesi e chi contattare quando occorre sospendere il flusso di lavoro.
Collega la formazione agli effettivi confini tra preparazione delle bozze, approvazione ed esecuzione delle azioni. Comprendere i limiti di un risultato è un requisito di conoscenza. Sapere quando e a chi rivolgersi è una responsabilità procedurale. Avere l’autorità per approvarne l’uso è una decisione organizzativa. La formazione dovrebbe spiegare ciascun aspetto senza suggerire che completare un corso conferisca il potere di approvazione.
Per i sistemi ad alto rischio, gli orientamenti della Commissione richiamano anche il distinto obbligo previsto dall’articolo 26 relativo a personale adeguatamente formato e sorveglianza umana. Precisano che affidarsi alle sole istruzioni per l’uso non è sufficiente.
Unisci sperimentazione pratica e responsabilità
Una discussione della community Microsoft ERP offre un utile esempio di adozione. I partecipanti hanno descritto come abbiano riservato ai responsabili tempo senza interruzioni e supporto per realizzare qualcosa di pertinente al proprio lavoro, per poi discutere del ruolo dei referenti interni, o champion, nel favorire la diffusione dell’adozione. Questo approccio dà alla formazione un’attività aziendale concreta, invece di fermarsi a una dimostrazione generale.
La discussione ha collegato l’adozione anche alle misure di tutela. Un partecipante ha descritto una policy di utilizzo accettabile che escludeva l’inserimento di informazioni personali negli strumenti di IA, compresi i dati dei conti bancari, e attribuiva ai dipendenti la responsabilità del lavoro prodotto con l’IA.
Usa questa combinazione nel progettare la formazione: sperimentazione pratica, supporto accessibile e limiti chiari. Lascia che i champion aiutino i colleghi a comprendere gli usi consentiti e a sollevare domande, mantenendo esplicite le responsabilità formali di approvazione. Un collega entusiasta non dovrebbe diventare automaticamente il referente per le approvazioni solo perché conosce bene lo strumento.
Le esercitazioni dovrebbero quindi includere un motivo per fermarsi o chiedere aiuto, non soltanto un risultato riuscito. Chiedi ai partecipanti di spiegare che cosa controllerebbero, quali incertezze restano e a chi spetta la decisione successiva.
Conserva registrazioni utili senza confondere certificati e conformità
La Commissione afferma che non è previsto un formato formativo universale e che non è necessario un certificato. Le organizzazioni possono conservare registrazioni interne della formazione o di altre iniziative di orientamento. Queste indicazioni lasciano spazio a laboratori basati su attività concrete, esercitazioni guidate e sessioni informative mirate, senza richiedere uno specifico corso commerciale.
Tieni distinto l’obbligo normativo di alfabetizzazione dalla documentazione di supporto che scegli di conservare. Le registrazioni utili possono comprendere:
- I sistemi e le responsabilità considerati nella valutazione di ciascun ruolo.
- I materiali formativi e le indicazioni messi a disposizione.
- La partecipazione e le esercitazioni pratiche completate.
- Le domande o le incomprensioni che richiedono un approfondimento.
- Il motivo dell’aggiornamento della formazione quando cambiano le responsabilità o i sistemi.
Una registrazione del completamento dimostra che un’attività si è svolta. Per valutare se la formazione è adatta al lavoro, verifica anche se le persone sanno spiegare i limiti di un risultato, riconoscere quando rivolgersi a un referente e identificare chi è autorizzato ad approvarne l’uso. È una base più utile per migliorare il programma rispetto al considerare il possesso di un certificato come risposta definitiva.
Se hai bisogno di collegare le responsabilità del personale agli obblighi più ampi della tua organizzazione, confrontati con Digiventi sul supporto alla conformità all’AI Act UE.